Warum ist der Vorsteuerabzug bei dieser Rechnung nicht möglich?
Sie haben Waren aus dem EU-Ausland bezogen und auf der Rechnung ist deutsche Umsatzsteuer (7% oder 19%) ausgewiesen.
Da bei der Bestellung keine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hinterlegt wurde, musste der Händler Sie steuerlich wie eine Privatperson behandeln. Er hat die Steuer vorschriftsmäßig über das sogenannte OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) abgeführt. Das Finanzamt erlaubt uns daher nicht, diese ausgewiesene Steuer als Vorsteuer geltend zu machen.
Die Konsequenz: Ohne Korrektur wird der Bruttobetrag als reine Betriebsausgabe (Kosten) gebucht. Der Bruttobetrag mindert zwar Ihren Gewinn, aber Sie erhalten die Umsatzsteuer nicht erstattet.
Wie kann ich die Rechnung korrigieren, um die Vorsteuer zu retten?
Sie haben zwei Möglichkeiten, mit dieser Situation umzugehen:
Option A: Verbuchung ohne Korrektur (bei Kleinbeträgen) Wenn der Steuerbetrag sehr gering ist und der Aufwand einer Korrektur zu hoch erscheint, geben Sie uns kurz Bescheid. Wir buchen dann den vollen Bruttobetrag als Kosten.
Option B: Rechnungskorrektur (Empfohlen!) Damit Sie die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen, muss der Lieferant die Rechnung korrigieren. Der Ablauf ist wie folgt:
- Dem Lieferanten Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) mitteilen.
- Den Lieferanten um eine Korrektur der Rechnung bitten.
- Rückerstattung der zu viel gezahlten Umsatzsteuer anfordern.
Mustervorlage für Ihre E-Mail an den Lieferanten: (Kopieren Sie diesen Text und senden Sie ihn an den Kundenservice)
Betreff: Bitte um Rechnungskorrektur / USt-IdNr. Nachtrag – Rechnung Nr. [Nummer hier einfügen]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe bei Ihnen als Unternehmer bestellt (Bestellnummer: [Nummer hier einfügen]), jedoch versehentlich meine USt-IdNr. nicht angegeben. Da es sich um eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung handelt, bitte ich Sie, mein Konto auf „Geschäftskunde“ umzustellen.
Meine USt-IdNr. lautet: DE [Ihre Nummer hier einfügen]
Bitte korrigieren Sie die betreffende Rechnung. Ich bitte um Erstattung der zu viel gezahlten Umsatzsteuer auf mein ursprüngliches Zahlungsmittel und um Zusendung einer neuen Netto-Rechnung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Wie kann ich deutsche USt in EU-Rechnungen zukünftig verhindern?
Um diesen Mehraufwand und unnötige Zahlungen künftig zu vermeiden, beachten Sie bitte bei allen Bestellungen im EU-Ausland (z. B. Amazon Business, Großhändler etc.) folgende Checkliste:
- Registrierung als Geschäftskunde: Legen Sie immer ein Firmenkonto an (Business Account), bestellen Sie nicht über Privatkonten.
- USt-IdNr. hinterlegen: Geben Sie zwingend vor dem ersten Bestellvorgang Ihre USt-IdNr. in den Kontoeinstellungen an.
- Rechnungsprüfung: Achten Sie darauf, dass auf der Rechnung 0 % Umsatzsteuer steht. Oft finden Sie Hinweise wie „Reverse Charge“, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Innergemeinschaftliche Lieferung“.