Warum ist der Vorsteuerabzug bei dieser Rechnung nicht möglich?
Sie haben Dienstleistungen (z. B. Software, Lizenzen, Online-Werbung) aus dem EU-Ausland bezogen und auf der Rechnung ist deutsche Umsatzsteuer (19 %) ausgewiesen.
Der Grund: Da bei der Bestellung keine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) hinterlegt wurde, musste der Anbieter Sie steuerlich wie eine Privatperson behandeln. Er hat die Steuer vorschriftsmäßig über das sogenannte OSS-Verfahren (One-Stop-Shop) abgeführt.
Bei Dienstleistungen an Unternehmer gilt jedoch eigentlich das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft). Das bedeutet: Die Rechnung müsste netto sein und Sie melden die Steuer hier an. Da die Rechnung falsch ausgestellt ist, erlaubt uns das Finanzamt nicht, die fälschlicherweise ausgewiesene Steuer als Vorsteuer geltend zu machen.
Die Konsequenz: Ohne Korrektur wird der Bruttobetrag als reine Betriebsausgabe (Kosten) gebucht. Das mindert zwar Ihren Gewinn, aber Sie erhalten die enthaltene Umsatzsteuer nicht erstattet – sie wird zum reinen Kostenfaktor.
Wie kann ich die Rechnung korrigieren, um die Vorsteuer zu retten?
Sie haben zwei Möglichkeiten, mit dieser Situation umzugehen:
Option A: Verbuchung ohne Korrektur (bei Kleinbeträgen) Wenn der Steuerbetrag sehr gering ist und der Aufwand einer Korrektur zu hoch erscheint, geben Sie uns kurz Bescheid. Wir buchen dann den vollen Bruttobetrag als Kosten.
Option B: Rechnungskorrektur (Empfohlen!) Damit Sie die Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen, muss der Anbieter die Rechnung korrigieren. Der Ablauf ist wie folgt:
- Dem Anbieter Ihre USt-IdNr. mitteilen (meist im Online-Portal unter „Einstellungen“ oder „Zahlungsdaten“).
- Den Support um eine Korrektur der Rechnung bitten.
- Rückerstattung der zu viel gezahlten Umsatzsteuer anfordern.
Mustervorlage für Ihre E-Mail an den Support: (Kopieren Sie diesen Text und senden Sie ihn an den Kundenservice)
Betreff: Bitte um Rechnungskorrektur / USt-IdNr. Nachtrag – Rechnung Nr. [Nummer hier einfügen]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe bei Ihnen als Unternehmer eine Dienstleistung bezogen (Referenz/Bestellnummer: [Nummer hier einfügen]), jedoch versehentlich meine USt-IdNr. nicht im Account hinterlegt.
Da es sich um eine sonstige Leistung (B2B-Dienstleistung) handelt, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt, darf keine Umsatzsteuer berechnet werden. Ich bitte Sie, mein Konto auf „Geschäftskunde“ umzustellen.
Meine USt-IdNr. lautet: DE [Ihre Nummer hier einfügen]
Bitte korrigieren Sie die betreffende Rechnung. Ich bitte um Erstattung der zu viel gezahlten Umsatzsteuer auf mein ursprüngliches Zahlungsmittel und um Bereitstellung einer neuen Netto-Rechnung.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Wie kann ich deutsche USt in EU-Rechnungen zukünftig verhindern?
Um diesen Mehraufwand und unnötige Zahlungen künftig zu vermeiden, beachten Sie bitte bei allen Dienstleistern im EU-Ausland (z. B. Google, Adobe, Zoom, LinkedIn, Microsoft) folgende Checkliste:
Registrierung als Geschäftskunde: Legen Sie immer ein Firmenkonto an (Business Account), bestellen Sie nicht über Privatkonten.
USt-IdNr. hinterlegen: Geben Sie zwingend vor dem ersten Bestellvorgang Ihre USt-IdNr. in den Kontoeinstellungen (oft unter „Billing“ oder „Tax Settings“) an.
Rechnungsprüfung: Achten Sie darauf, dass auf der Rechnung 0 % Umsatzsteuer steht. Suchen Sie nach Hinweisen wie „Reverse Charge“ oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.